Bureau virtuel : quels avantages ?

La crise sanitaire mondiale a donné un nouveau souffle au fonctionnement d’une entreprise. Le télétravail s’est ancré petit à petit dans notre quotidien si bien que les bureaux virtuels ont la cote. Ces nouveaux bureaux ont l’avantage de ne pas avoir à se déplacer hors de chez soi pour accéder à toutes les informations professionnelles. Le concept s’est même élargi à l’échelle internationale. Il est désormais possible d’avoir votre entreprise domiciliée virtuellement dans un autre pays, sans que vous n’y mettiez les pieds. Zoom sur les avantages d'un bureau virtuel.

L’espace de travail évolue avec la technologie

Si auparavant, les entreprises misaient sur le travail à la chaîne et l’optimisation de l’espace, actuellement, elles se recentrent sur la personne. Le bien-être des collaborateurs, et donc, des employés est devenu leur motto. Plus un employé se sent bien au bureau, plus il y passera du temps et plus il sera productif. Pour cela, elles misent sur une ambiance de travail conviviale où le partage et la collaboration priment. Avec la déferlante Covid-19, le passage au virtuel est devenu nécessaire pour continuer le travail. La technologie permet de maintenir la collaboration avec les offres de bureau virtuel via des applications web.

Le bureau virtuel pour un passage à l’international

Le bureau virtuel offre tous les avantages d’un bureau traditionnel, sans la nécessité d’avoir à se déplacer. L’objectif est de permettre à une petite structure d’avoir accès à un bureau de qualité. En général, les bureaux virtuels se trouvent dans des centres d’affaires. Ce concept apparait en dans les années 70, Servcorp fut l’un des précurseurs du concept de bureau virtuel. Fondé en Australie, il s’est rapidement développé en Nouvelle Zélande, en Asie et en Europe.

Actuellement, le concept de bureau virtuel est largement répandu, et vous pouvez avoir votre bureau n’importe où dans le monde. Notamment, si vous voulez vous installer dans un centre d’affaires en Malaisie ou en Asie, Laurea Peoples Signature se charge du côté administratif, sans que vous n’ayez à y mettre un seul pied. Il s’agit ainsi d’un concept intéressant si on veut conquérir de nouvelles parts de marché.

Les services offerts par un bureau virtuel

Pour faciliter la gestion de votre entreprise, le bureau virtuel offre en général des services de gestion, notamment :

• La gestion de courrier : votre nouvelle adresse de domiciliation étant dans un autre pays, vous recevez directement vos courriers sur cette nouvelle adresse. Le bureau virtuel peut se charger de vous ré-expédier les courriers à votre adresse réelle, selon la fréquence qui vous convient.
• La location de bureau pour les réunions : la location de salles peut se faire de manière ponctuelle, dans le cas où vous auriez besoin de rencontrer vos clients directement ou lors de réunions professionnelles avec des investisseurs.
• Les services administratifs : comme vous seriez domiciliés dans un autre pays où vous ne connaissez pas les rouages administratifs, le bureau virtuel peut vous proposer des services administratifs pour vous aider à vous intégrer.
• Le service clientèle : le bureau virtuel peut se charger de la réception de vos appels sur place et même de la gestion de votre service clientèle, selon vos besoins.

Les avantages d’un bureau virtuel

Plusieurs entreprises se sont tournées vers les bureaux virtuels pour être plus fonctionnelles et pour mieux s’adapter au contexte actuel.

Un service accessible

Les bureaux virtuels sont accessibles 24/24h et 7/7j. Cela est pratique pour les collaborateurs. Chacun peut personnaliser son espace de travail et accéder aux dossiers dont il a besoin à toute heure.

Des coûts maîtrisés

L’investissement nécessaire est relativement faible par rapport à la location de locaux et de matériels. Les coûts de gestion sont plus prévisibles, surtout si vous faites appel à un professionnel.

Une sécurité accrue

Vos données sont centralisées dans un serveur protégé. Ils sont stockés en ligne. Donc, vous n’aurez aucun risque de les perdre en cas de perte ou panne d’équipement.

Un gain de productivité

Les process internes sont améliorés grâce à la centralisation des données. Chaque collaborateur peut ainsi trouver plus facilement les informations dont il a besoin. De même, vous n’aurez pas à gérer une partie de l’administration que vous pouvez léger au bureau virtuel.

L’essor du concept de bureau virtuel est lié au contexte pandémique actuel. De plus en plus d’entreprises sont intéressées à étendre leur champ d’action à l’international. L’Asie, en particulier est une cible intéressante. Pour éviter les mauvaises surprises, faites appel à une agence professionnelle des bureaux virtuels pour vous accompagner dans votre projet.